การบันทึกเบิกเงินทดรองโดยกำหนดประเภทการจ่ายเงินเป็นเช็คในระบบ ECONS สามารถพิมพ์เช็คจ่ายได้ 1 ใบเบิกต่อ 1 ใบสำคัญจ่าย (เช็ค 1 ใบ) แต่ในบางครั้งที่มีความต้องการเบิกเงินทดรองจากผู้ขอเบิกหลายคนในช่วงเวลาเดียวกัน ฝ่ายการเงินต้องการรวมทำจ่ายเป็นใบสำคัญจ่ายครั้งเดียว เพื่อประหยัดเช็ค ผมขอแนะนำวิธีการบันทึกข้อมูลในระบบ ECONS สำหรับกรณีนี้ดังนี้

1. เพิ่มรหัสบัญชี เงินทดรองจ่ายรอเคลียร์

[แสดง]

2. เพิ่มรหัสธนาคาร ผูกกับบัญชีเงินทดรองจ่ายรอเคลียร์

[แสดง]

3. เพิ่มรหัสการสั่งซื้อผูกกับบัญชีเงินทดรองจ่ายรอเคลียร์

[แสดง]

4. ผู้ขอเบิก 3 คนบันทึกเบิกเงินทดรองจ่าย 3 ใบ ในช่วงเวลาเดียวกัน โดยเลือกประเภทการจ่ายเป็นเงินโอน

[แสดง]

5. ฝ่ายการเงินบันทึกใบสำคัญจ่ายที่ระบบบัญชีเจ้าหนี้ โดยรวมยอดเงินที่ผู้ขอเบิกทั้ง 3 ใบ = 40,000 บาท โดยเลือกรหัสการสั่งซื้อเป็น AV01 ซึ่งผูกกับบัญชีค่าใช่จ่ายป็นเงินทดรองจ่ายรอเคลียร์

[แสดง]

6. พิมพ์เช็คจ่าย

[แสดง]

7. เบิกเงินสดมาจ่ายให้ผู้ขอเบิกแต่ละคนตามจำนวนเงินที่ขอเบิก

8. ผ่านรายการเบิกเงินทดรอง และกระทบยอดเงินฝากธนาคาร

[แสดง]

9. เมื่อผู้ขอเบิกมาเคลียร์เงินเงินทดรอง โดยบันทึกการเคลียร์เงินทดรอง ตามตัวอย่างนี้เป็นแบบเคลียร์จำนวนเงินพอดีกับที่ขอเบิก

[แสดง]

10. สรุปรายการบันทึกบัญชี

[แสดง]

ด้วยวิธีนี้ฝ่ายการเงินก็สามารถบันทึกจ่ายเงินโดยพิมพ์เช็คใบเดียว จากหลายๆใบเบิกเงินทดรองได้ตามความต้องการแล้วครับ

กิตติศักดิ์ เปรมกิจ

ที่ปรึกษา