กิตติศักดิ์ เปรมกิจ ผู้จัดการแผนก Consult
เนื่องจากในปีนี้ BBS มีโอกาสรับงาน Implement ระบบ ECONS ให้กับลูกค้าที่เป็นลักษณะงานโครงการมา 2 บริษัท ซึ่งเป็นงานผลิตและติดตั้ง การใช้งานระบบมีความแตกต่างจากงานผลิตและส่งมอบสินค้าอยู่พอสมควร เช่น การจัดทำใบเสนอราคา,การบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายตามโครงการ ,การรับเงินมัดจำ, การหักเงินประกันผลงาน เป็นต้น แต่ก็สามารถใช้งานระบบ ECONS ได้อย่างเป็นอย่างดี จึงขออธิบายวิธีการใช้งานของโปรแกรม ECONS และรายงานเพื่อผู้บริหารที่เกี่ยวข้องกับงานโครงการไว้ดังนี้
ภาพรวมของการใช้ระบบงาน ECONS
การทำงานในระบบ ECONS ในส่วนของงานโครงการมีความเกี่ยวข้องและเชื่อมโยงกับระบบงานต่างๆ ได้แก่ ระบบการจัดทำใบเสนอราคา, ระบบควบคุมการจัดจำหน่าย, ระบบควบคุมการจัดซื้อ,ระบบบัญชีลูกหนี้,ระบบบัญชีเจ้าหนี้,ระบบบัญชีแยก ประเภททั่วไป,ระบบบริหารเงินสด, ระบบควบคุมสินค้าคงคลังและระบบควบคุมการผลิต เพื่อบันทึกรายการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายได้ ต้นทุนการผลิต และค่าใช้จ่ายของโครงการ โดยหน้าจอบันทึกในระบบที่เกี่ยวข้องจะสามารถอ้างถึงรหัสโครงการได้ทั้งหมด ทั้งนี้เพื่อนำไปออกรายงานสรุปสถานะของโครงการ
คุณสมบัติเฉพาะของระบบ ECONS ที่เกี่ยวข้องกับงานโครงการ
- สามารถบันทึกข้อมูลหลักโครงการได้ เพื่อใช้อ้างถึงในการบันทึกรายการในหน้าจอบันทึกต่างๆ
- สามารถบันทึกรายได้ของโครงการได้ ผ่านระบบบัญชีลูกหนี้
- สามารถบันทึกต้นทุนการผลิต และค่าใช้จ่ายของโครงการได้ ผ่านระบบควบคุมการผลิต, ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง และระบบบัญชีเจ้าหนี้
- สามารถจัดทำรายงานสรุปสถานะของโครงการได้
รายงานในระบบ ECONS ที่สำคัญ
1.รายงานสรุปการใช้วัตถุดิบ แสดงรายการเบิกวัตถุดิบตามแผน(BOM) เทียบกับการเบิกจริงของทุกๆใบสั่งผลิตที่อยู่ในโครงการ ทำให้เห็นผลต่างของการใช้วัตถุดิบ สามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์ปัญหาและหาแนวทางในการลดต้นทุนได้
2.รายงานสรุปการใช้เวลา แสดงรายการการใช้เวลาตามแผน(Routing) เทียบกับการบันทึกเวลาจริงของทุกๆใบสั่งผลิตที่อยู่ในโครงการ ทำให้เห็นผลต่างของการใช้เวลา ทำให้ทราบความก้าวหน้าของงานผลิต และติดตั้ง สามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์ปัญหาและหาแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต ได้
3.รายงานสรุปโครงการ แสดงข้อมูลสรุป เปรียบเทียบรายได้ ต้นทุนการผลิต และค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ ใช้เป็นข้อมูลในการบริหารจัดการได้ตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนปิดโครงการ
4.รายงานควบคุมเงินมัดจำ แสดงข้อมูลการรับเงินมัดจำและการหักเงินมัดจำ ทำให้สามารถควบคุมการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับเงินมัดจำของลูกค้าแต่ละราย แต่ละโครงการได้อย่างถูกต้อง
5.รายงานเงินประกันผลงาน แสดงข้อมูล การหักเงินประกันผลงานที่ลูกค้าหักไว้ทุกครั้งที่ส่งมอบงาน โดยตกลงว่าจะมีการจ่ายเงินคืนให้เมื่อเสร็จสิ้นโครงการ หรือการส่งมอบงานงวดสุดท้าย ซึ่งมักมีระยะเวลายาวตั้งแต่ 6 เดือนขึ้นไป รายงานนี้จะช่วยแสดงสถานะเตือนให้บริษัททราบ ไม่ลืมที่จะวางบิลขอรับคืนเงินประกันจากลูกค้าเมื่อถึงกำหนดระยะเวลาที่ตกลง กัน
ตัวอย่างหน้าจอบันทึกข้อมูล
1. ข้อมูลหลักโครงการ ใช้ในการบันทึกรายละเอียดของโครงการ เพื่อใช้อ้างอิงในระบบงานอื่นๆที่เกี่ยวข้อง มีข้อมูลที่สำคัญได้แก่
- รหัสโครงการและชื่อโครงการ
- วันที่เริ่มโครงการ และสิ้นสุดโครงการ
- สถานะของโครงการ เริ่มโครงการ(Initial)
- ระยะเวลาที่ลูกค้าจะคืนเงินประกันผลงานหลังจากจบโครงการ (เดือน)
- ระบบงาน ECONS ที่จะใช้บันทึกรายได้ และค่าใช้จ่ายของโครงการได้ ถ้ากำหนดเป็น Y หน้าจอบันทึกที่เกี่ยวข้องจะสามารถระบุรหัสโครงการได้
- มูลค่ารวมของโครงการ ใช้แสดงในรายงานสรุปสถานะของโครงการ
2. การจัดทำใบเสนอราคา สามารถอ้างถึง โครงการได้ โดยหนึ่งโครงการมีได้หลายใบเสนอราคา ซึ่งรายละเอียดของการบันทึกใบเสนอราคางานโครงการยังมีคุณสมบัติเฉพาะเพิ่ม เติมอีก จะเขียนอธิบายในบทความหลังจากนี้ต่อไป
3. การบันทึกใบสั่งขาย สามารถอ้างถึงโครงการได้ โดยหนึ่งโครงการมีได้หลายใบสั่งขาย โดยจะเปิดใบสั่งขายตามใบสั่งซื้อที่ลูกค้าเปิดมา
4. บันทึกตั้งหนี้เงินมัดจำ สามารถอ้างถึงโครงการได้ โดยหนึ่งโครงการสามารถบันทึกรับเงินมัดจำได้มากกว่า 1 ครั้ง เมื่อผ่านรายการตั้งหนี้ สามารถดูรายงานการรับเงินมัดจำได้ทันที
5. การบันทึกรับเงินมัดจำ อ้างถึงใบสำคัญตั้งหนี้เงินมัดจำ ของแต่ละโครงการได้ เมื่อผ่านรายการรับเงินมัดจำจะสามารถดูรายงานการรับเงินมัดจำได้ทันที ทำให้ทราบว่ารายการใดรับเงินแล้ว หรือยังไม่ได้รับเงิน
6. การบันทึกส่งสินค้า และตั้งหนี้หักเงินมัดจำ เมื่อบันทึกและผ่านรายการส่งสินค้าโดยอ้างใบสั่งขายของโครงการ ข้อมูลโครงการจะส่งต่อไปยังระบบบัญชีลูกหนี้อัตโนมัติ ซึ่งในหน้าจอนี่จะบันทึกรายการหักเงินมัดจำ โดยสามารถอ้างถึงเลขที่ใบสำคัญรับเงินมัดจำได้ ทั้งนี้จะทำให้สามารถแสดงยอดคงเหลือของเงินมัดจำตามใบสำคัญรับได้
7. การบันทึกรับเงิน และหักเงินประกันผลงาน เมื่อมีการรับเงินในแต่ละงวด สามารถ บันทึกจำนวนเงินที่ลูกค้าหักเงินประกันผลงานได้ที่หน้าจอบันทึกค่าใช้จ่าย เมื่อผ่านรายการรับเงินสามารถดูรายงานการหักเงินประกันผลงานได้ทันที
8. การบันทึกใบสั่งซื้อ สามารถอ้างถึงโครงการได้ โดยหนึ่งโครงการมีได้หลายใบสั่งซื้อ
9. บันทึกรับสินค้า และตั้งเจ้าหนี้ เมื่อบันทึกและผ่านรายการรับสินค้า ข้อมูลโครงการจะส่งไปที่ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติ หรือจะบันทึกตั้งเจ้าหนี้โดยอ้างถึงโครงการที่หน้าจอนี้ก็ได้ กรณีที่เป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ผ่านรายการมาจากระบบควบคุมการจัดซื้อ
10. การบันทึกจ่ายเงิน สามารถอ้างถึงโครงการได้ โดยหนึ่งโครงการมีได้หลายใบสำคัญจ่าย
11. การปรับปรุงสินค้าคงคลัง สามารถ อ้างถึงโครงการได้ ในแต่ละรายการสินค้าที่เบิก ซึ่งมักจะใช้หน้าจอนี้ในการบันทึกเบิกวัสดุสิ้นเปลืองที่สามารถระบุโครงการ ได้ แต่ไม่สามารถระบุใบสั่งผลิตได้ เมื่อผ่านรายการมูลค่าของการเบิกจะแสดงอยู่ในรายงานสรุปสถานะของโครงการส่วน ของค่าใช้จ่าย
12. การเปิดใบสั่งผลิต สามารถอ้างถึง โครงการได้ โดยหนึ่งโครงการมีได้หลายใบสั่งผลิต เมื่อผ่านรายการอนุมัติคำสั่งผลิต สามารถดูรายงานสรุปสถานะของโครงการในส่วนของแผนการใช้วัตถุดิบและแผนการใช้ เวลางานได้ ในส่วนของการเบิกวัตถุดิบ และการบันทึกเวลาจะทำให้ระบบควบคุมการผลิตปรกติ เมื่อผ่านรายการจะแสดงข้อมูลในรายงานสรุปสถานะของโครงการทันที
13. การปรับปรุงรายการบัญชี สามารถอ้างถึงโครงการได้ ใช้ในการบันทึกปรับปรุงรายการบันทึกรายได้หรือค่าใช้จ่ายต่างๆ และการบันทึกรับคืนเงินประกันผลงาน
ใส่ความเห็น