เมื่อเดือนก่อนทีมงาน Consult ได้รับคำถามง่ายๆ แต่ตอบยากจากผู้บริหารของลูกค้าท่านหนึ่งว่า “ระบบ ECONS ที่ใช้งานอยู่จนถึงปัจจุบันได้ 100 % หรือยัง” ซึ่งเป็นคำถามที่ดี และน่าสนใจ ผมจึงนำคำตอบเรื่องนี้มาเขียนเป็นบทความให้ทุกท่านได้อ่านกันในเดือนนี้
ในความเห็นของผม การใช้งานระบบ ECONS ให้มีประสิทธิภาพ พิจารณาจากคุณภาพ และการใช้ข้อมูลจากระบบ ซึ่งมีอยู่ 3 ระดับ
ระดับที่ 1 เรียกว่า Up-to-date
เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน (User) สามารถบันทึกข้อมูลประจำวันได้ครบทุกกรณี เป็นปัจจุบัน ทันเวลาที่จะนำไปใช้งาน ซึ่งอาจยอมให้ล่าช้าได้ 1 ชั่วโมง หรือ 1 วัน อันนี้ก็ขึ้นอยู่กับความสามารถในการบันทึก และความต้องการใช้ข้อมูลในระดับนี้อาศัยความสามารถในการบันทึกข้อมูลของ User เป็นหลัก การที่ User สามารถบันทึกข้อมูลได้ทันวันต่อวัน สามารถตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนได้เบื้องต้น แสดงให้เห็นว่าระบบ ERP ที่ประกอบไปด้วย Hardware, network, software และ User สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างไม่มีปัญหา ในช่วงของการ Implement แรกๆ จำเป็นที่จะต้องได้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันก่อน
ระดับที่ 2 เรียกว่า Accurate
หมายถึง ข้อมูลที่บันทึกมีความถูกต้อง เป็นหน้าที่ของหัวหน้างาน หรือผู้จัดการ (Middle management) ที่จะต้องสามารถตรวจสอบข้อมูลที่ User บันทึกได้ โดยใช้รายงานประกอบระบบเมื่อพบปัญหาสามารถแก้ไขได้ด้วยตนเอง ต้องการความช่วยเหลือหรือคำแนะนำจาก Consult น้อยลง สามารถส่งข้อมูลให้หน่วยงานถัดไป หรือจัดทำรายงานเพื่อผู้บริหารได้อย่างถูกต้อง ในขั้นตอนนี้หากผู้ที่มีหน้าที่ตรวจสอบไม่เข้าใจระบบ ไม่เคยตรวจสอบข้อมูลที่ User บันทึกเลยการ Up-to-date ของข้อมูลที่เคยทำได้ก็จะน้อยลง User บางคนเห็นว่าไม่มีใครตรวจสอบก็อาจหยุดบันทึกไปเลยก็ได้ การทำงานประจำวันก็จะเริ่มติดขัด
ระดับที่ 3 เรียกว่า Reliable
หมายถึง ความเชื่อถือได้ของข้อมูลที่ได้จากระบบ ข้อนี้เป็นบทบาทสำคัญของผู้บริหารระดับสูง (Top management) ต้องได้รับรายงานจากระบบ และนำรายงานเพื่อผู้บริหาร (Management report)ไปใช้ในการวิเคราะห์ และตัดสินใจได้ รายงานต่างๆ เป็นปัจจุบัน มีความถูกต้อง และเชื่อถือได้ ผู้บริหารเข้าถึงข้อมูลของรายงานต่างๆ ในระบบเป็นอย่างดีสามารถนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจในด้านการขาย ด้านการผลิต และด้านการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะเป็นแรงผลักดันให้เกิดการพัฒนาข้อมูลและระบบงานอย่างต่อเนื่องคุณภาพ ของข้อมูลทั้ง 3 ระดับ ไม่ใช่ขั้นตอนที่ต้องทำทีละขั้น ทุกคนในองค์กรต้องมีส่วนร่วมกับการนำระบบมาใช้ตั้งแต่เริ่มต้น Implement และร่วมกันพัฒนาคุณภาพของข้อมูลให้ดีขึ้นเรื่อยๆ ไปพร้อมกัน 100% ของผมจึงหมายถึงทุกคนในองค์กร ตั้งแต่ User จนถึงผู้บริหารระดับสูงได้ใช้ประโยชน์จากระบบ ECONS ให้พึงระลึกว่าเรานำระบบ ERP มาเพื่อให้ทุกคนได้ใช้ ไม่ใช่นำมาให้ User ใช้เท่านั้น ถ้าผู้จัดการ หรือผู้บริหารไม่เคยได้รับประโยชน์จากระบบงานเลยแบบนี้ยังถือว่าไม่ 100 % นะครับ
ใส่ความเห็น