QR Code กับข้อมูล และสารสนเทศ

ท่านผู้อ่านเคยได้ยินถึงข้อแตกต่างระหว่างคำว่า ข้อมูล (Data) กับ สารสนเทศ (Information) ไหมครับ?

ข้อมูลอาจเปรียบได้กับข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น และรอบๆตัวเรานั้นก็มีข้อมูลเกิดขึ้นเต็มไปหมดครับ ยกตัวอย่างเช่นหลอดไฟดวงหนึ่งถูกเปิดไว้ มันจึงส่องสว่างอยู่ นี่ก็ถือว่าเป็นข้อมูลทางด้านภาพ (Visual data) อย่างหนึ่งครับ

ถ้าเช่นนั้น ข้อมูลต่างกับสารสนเทศอย่างไรครับ? สารสนเทศก็เป็นข้อมูลเหมือนกันครับ แต่สารสนเทศเป็นข้อมูลที่มีความหมาย และสามรถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เช่น ถ้าหลอดไฟที่เราเห็นนั้น คือหลอดไฟบอกสถานะว่าน้ำมันของเรากำลังใกล้จะหมดแล้ว ทำให้เราต้องเริ่มมองหาปั๊มน้ำมันสำหรับที่เราจะเติมน้ำมันเพื่อให้รถวิ่งต่อไปได้ กรณีเช่นนี้ก็ถือว่าเป็นสารสนเทศทางด้านภาพ (Visual information) อย่างหนึ่งครับ โดยเรารับข้อมูลที่เป็นภาพเข้ามาด้วยดวงตาของเรา ประมวลข้อมูลดังกล่าวด้วยสมองของเราว่าแสงที่เราเห็นนั้นมีความหมายอย่างไร และความหมายของข้อมูลที่เราได้ก็คือ สารสนเทศนั่นเองครับ

ดังนั้น เราจะเห็นได้ว่า ก่อนที่เราจะเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้ และกลายมาเป็นสารสนเทศนั้น ข้อมูลนั้นๆจะต้องผ่านการประมวลผลเสียก่อน

ที่ผมกล่าวมานั้นมีความสำคัญอย่างไรครับ? แล้วเกี่ยวข้องกับ QR Code อย่างไร? เดี๋ยวผมจะลองยกตัวอย่างกรณีศึกษาให้ท่านผู้อ่านได้เห็นภาพชัดเจนขึ้นนะครับ

มีองค์กรอยู่ 2 องค์กรครับ องค์กรแรกชื่อ บจก.นับด้วยมือ และองค์กรที่สองชื่อ บจก.ใช้เครื่องช่วยครับ ทั้งสององค์กรขายสินค้าชนิดเดียวกัน และโจทย์ที่ทั้งสององค์กรได้รับนั้นคือ การนับสต๊อกสินค้า เราลองมาดูการทำงานของทั้งสององค์กรนี้กัน

เมื่อถึงเวลานับสต๊อก พนักงานจำนวนหนึ่งของ บจก.นับด้วยมือ ก็จะถือเอกสารการตรวจนับที่ต้องการจะนับไปคนละใบ แล้วเดินเข้าไปที่คลังสินค้า และทำการนับทันที หลังจากนับเสร็จแล้ว พนักงานแต่ละคนก็จะเดินทางไปยังห้องคอมพิวเตอร์ของคลังสินค้า และนำใบสินค้าที่ได้ทำการจดบันทึกสินค้าที่นับไว้แล้วนั้นมอบให้กับผู้บันทึกข้อมูล ที่จะทำหน้าที่บันทึกข้อมูลการนับสินค้าเข้าไปยังระบบงาน ERP เพื่อให้สามารถผลิตรายงานการตรวจนับสินค้าได้

เราลองมาวิเคราะห์เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นกันเล็กน้อยนะครับ สำหรับ บจก.นับด้วยมือ สินค้าที่ต้องนับนั้นคือข้อมูลครับ และรายงานการตรวจนับนั้นคือ สารสนเทศ ที่เป็นผลลัพธ์ที่ผู้บริหารของ บจก.นับด้วยมือต้องการ จุดที่น่าสนใจคือ การประมวลผลก่อนที่ข้อมูลจะกลายมาเป็นสารสนเทศครับ ขั้นตอนของการประมวลผลมีดังนี้คือ

1. พนักงานถือเอกสารการตรวจนับไปคนละใบ แล้วเดินทางไปยังคลังสินค้า
2. พนักงานทำการนับสินค้า แล้วจดบันทึกผลลัพธ์ลงไปบนเอกสารการตรวจนับ
3. พนักงานนำเอกสารการตรวจนับที่บันทึกข้อมูลแล้วไปให้กับผู้บันทึกข้อมูล
4. ผู้บันทึกข้อมูลทำการบันทึกข้อมูลทั้งหมดเข้าไปยังระบบงาน ERP

มาดูทางด้าน บจก.ใช้เครื่องช่วย กันบ้าง เมื่อถึงเวลานับสต๊อก พนักงานของ บจก.ใช้เครื่องช่วย จะหยิบ Smartphone ไปคนละเครื่องไปยังคลังสินค้า แล้วทำการอ่าน QR Code ที่ติดไว้บนสินค้าอยู่แล้ว เพื่อนับสินค้าตัวนั้นๆ เมื่อทำการอ่าน Smartphone แต่ละเครื่องนั้นได้ถูกตั้งค่าให้เชื่อมต่อเข้ากับเครือข่ายภายในขององค์กรอยู่แล้ว และทำให้สามารถอัพโหลดข้อมูลที่อ่านไว้แล้วนั้นเข้าไปยังระบบ ERP ได้ทันที เมื่ออ่านเสร็จหมดแล้ว พนักงานก็เพียงแต่นำ Smartphone กลับมาเก็บเอาไว้ใช้ในครั้งถัดไปเท่านั้น

ได้เวลาวิเคราะห์อีกครั้งนะครับ บจก.ใช้เครื่องช่วย เองก็มีโจทย์เหมือนกันกับ บจก.นับด้วยมือ ครับ คือการแปลงข้อมูลสินค้าที่ต้องนับ ให้ไปเป็นรายงานการตรวจนับสินค้าครับ แต่ที่ต่างกันอย่างเห็นได้ชัดคือ ขั้นตอนที่ใช้ในการประมวลผลครับ โดยที่ขั้นตอนของการประมวลผลของ บจก.ใช้เครื่องช่วย มีดังนี้ครับ

1. พนักงานถือ Smartphone ไปคนละเครื่อง แล้วเดินทางไปยังคลังสินค้า
2. พนักงานทำการอ่าน QR Code ที่แปะไว้บนสินค้า Smartphone จะอัพโหลดข้อมูลที่อ่านเข้าไปยังระบบ ERP โดยตรง

เมื่อเปรียบเทียบขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลของทั้งสององค์กรนั้น เราจะเห็นได้ชัดเจนเลยครับว่า ขั้นตอนของ บจก.ใช้เครื่องช่วย นั้นน้อยและสั้นกว่า บจก.นับด้วยมือ ซึ่งถ้าเทียบจริงๆแล้วอาจเหมือนกับทำงานซ้ำซ้อนด้วยซ้ำ ขั้นตอนการทำงานที่มากกว่าก็เท่ากับเวลาการทำงานที่มากกว่า ซึ่งก็อาจแปลได้ถึงความล่าช้าของรายงานตัวนั้นๆด้วย

ไม่เพียงเท่านั้น จากขั้นตอนการทำงานต่างๆ บจก.นับด้วยมือ นั้นต้องเสี่ยงกับข้อมูลที่ผิดพลาดอีกด้วย เช่น ในกรณีที่พนักงานที่เข้าไปนับด้วยมือเขียนข้อมูลที่นับได้ลงไปบนเอกสารการตรวจนับผิด หรืออาจจะมีการนับสินค้าชิ้นเดิมซ้ำ หรืออาจเป็นในกรณีที่ผู้บันทึกข้อมูลเข้าไปในระบบงาน ERP นั้นบันทึกข้อมูลผิด ยิ่งขั้นตอนมีมาก และจำนวนข้อมูลมีมาก โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดเหล่านี้ก็จะยิ่งสูงตามไปด้วย แต่ในขณะเดียวกัน สำหรับ บจก.ใช้เครื่องช่วย นั้น โปรแกรมที่อยู่ใน Smartphone มีการตรวจสอบฐานข้อมูลอยู่เสมอว่าสินค้าชิ้นไหนถูกนับไปแล้ว จึงไม่มีข้อผิดพลาดในการนับซ้ำแต่อย่างใด ข้อผิดพลาดของข้อมูลจึงลดลงอย่างมากเลยทีเดียว

กรณีศึกษานี้ยังเป็นแค่การนับสินค้าเท่านั้นนะครับ แค่นี้เราก็เห็นข้อแตกต่างและประโยชน์ที่ได้รับจากการนำ QR Code มาใช้อย่างชัดเจนแล้ว แล้วถ้ายิ่งเป็นโจทย์ที่ข้อมูลที่มีการบันทึกมากๆ เช่น การตรวจเช็คสินค้าที่ต้องส่งให้ลูกค้าที่มีจำนวนมากๆ หรือ การทำ Product Traceability ข้อมูลที่เราต้องการบันทึกนั้นมีมากกว่าเพียงแค่จำนวนเท่านั้น อาจต้องมีการบันทึก Lot number, Expiry date, Serial number ฯลฯ ด้วย การทำสิ่งเหล่านี้ ด้วยมืออาจยิ่งเสี่ยงต่อความผิดพลาดของข้อมูลมากขึ้น ใช้เวลาการทำงานมากขึ้น และอาจถึงขั้นทำไม่ไหวเนื่องจากจำนวนของข้อมูลที่มหาศาลเลยทีเดียว ในขณะที่ข้อมูลที่เพิ่มขึ้นเหล่านี้นั้น สามารถเก็บเอาไว้ใน QR Code ได้ ทำให้ขั้นตอนการทำงานในส่วนนี้ เมื่อนำ QR Code มาใช้แล้วไม่ได้ยุ่งยากขึ้นแต่ประการใด

ดังนั้น การที่เรานำ QR Code มาใช้งานในขั้นตอนการทำงานเหล่านี้จึงให้ประโยชน์แก่ผู้ใช้ได้มากมายครับ ข้อมูลที่ก่อนหน้านี้เคย บันทึกไม่ถูก บันทึกไม่ทัน หรือจนกระทั่งบันทึกไม่ไหว ก็จะกลายเป็นเพียงเรื่องในอดีตเท่านั้นครับ

ในตอนต่อไป ผมจะพูดถึง เครื่องมือที่ใช้ในการอ่าน QR Code ที่ทาง BBS ได้พัฒนาโปรแกรมเพื่อใช้กับเครื่องอ่านให้สามารถใช้งานในโรงงานอุตสาหกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพและราคาย่อมเยาครับ