การเรียนรู้เพื่อใช้งานระบบ ERP หลายคนเข้าใจว่าเป็นการสอนให้ User บันทึกข้อมูลในระบบให้ได้ คนที่เข้ามาอบรมส่วนใหญ่ก็คือ พนักงานระดับปฏิบัติการ (User) การเรียนรู้เพียงเท่านี้เพียงพอแล้ว จริงหรือ? ไม่ใช่เลยครับ
หัวหน้างาน และผู้จัดการก็จำเป็นต้องเรียนรู้ระบบ ERP ด้วยเช่นกัน ไม่ใช่การเรียน Key ข้อมูล แต่ต้องเรียนรู้วิธีการตรวจสอบและแก้ไขปัญหาให้กับ User ในส่วนที่ตนเองดูแลรับผิดชอบต่างหาก
ด้านผู้บริหารระดับสูงเองก็มักมีคำถามว่า เขาจะได้ประโยชน์อะไรจากระบบ และจะสัมผัสกับข้อมูลในระบบ ERP ได้อย่างไร จะดูรายงานอะไรได้บ้าง
ดังนั้นช่วงเริ่มตันโครงการ ในขั้นตอนการกำหนดวิธีการใช้งานระบบ ECONS (Mapping) ผมจะให้ความสำคัญ และแนะนำให้ Working team จัดเอกสารที่สำคัญอย่างหนึ่งคือ แผนการรายงานเพื่อผู้บริหาร (Reporting Plan) ตามตัวอย่าง
Reporting Plan ปรกติจะทำแยกตามระบบงาน แต่บางครั้งก็ทำแยกตามฝ่ายผู้จัดทำรายงาน ประกอบด้วย
- ชื่อรายงาน รหัสรายงาน วัตถุประสงค์ของรายงาน
- ผู้จัดทำรายงาน และผู้รับรายงาน
- เวลาที่จัดทำหรือความถี่ในการจัดทำ ได้แก่ D=ทุกวัน, W=ทุกสัปดาห์, M = ทุกเดือน, Q=ทุกไตรมาศ, Y=ทุกปี, E=เมื่อถูกร้องขอ, I=เมื่อมีเหตุการณ์
ความสำคัญของ Reporting Plan
- จะต้องมีการทบทวน และยืนยันรูปแบบรายงาน ข้อมูลที่ได้รับ จากผู้จัดทำ และผู้รับรายงานในขั้นตอนนี้ โดยเปรียบเทียบกับรายงานที่จัดทำ หรือได้รับในระบบงานเดิม
- แผนการรายงานนี้จะจัดทำควบคู่ไปกับคู่มือการจัดทำรายงานเพื่อผู้บริหาร
- หัวหน้างาน และผู้จัดการจะเรียนรู้วิธีการจัดทำ การตรวจสอบ
- ผู้บริหารระดับสูงจะเรียนรู้วิธีใช้รายงานตามวัตถุประสงค์ เพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์และตัดสินใจ
- หากรูปแบบรายงาน หรือข้อมูลที่ได้รับยังไม่ตรงกับความต้องการ หรือไม่เพียงพอ ก็จะมีการจัดทำรายงานเพิ่มเติม หรือปรับปรุง เพื่อเป็นประโยชน์กับผู้ใช้รายงานมากที่สุด
- ฝ่าย Admin ระบบ จะกำหนดสิทธิการใช้งาน หรือการเรียกดูรายงานจาก Reporting Plan
หากหัวหน้างาน ผู้จัดการ และผู้บริหารให้ความสำคัญเรื่องนี้น้อย เช่น รอให้ User บันทึกข้อมูลให้ได้ก่อน, รายงานมาตรฐานในระบบ ECONS มีอะไรก็เอาตามนั้น แบบนี้จะทำให้เกิดปัญหาตามมาอีกมาก และมีผลกับประสิทธิผลในการใช้งานระบบ ERP อย่างแน่นอน สำหรับลูกค้าที่อยู่ในช่วงเริ่มต้นโครงการ ผมขอให้คุยเรื่องนี้กันเยอะๆ ส่วนท่านที่ใช้งานระบบได้แล้วก็ยังไม่สายที่จะนำเรื่องนี้มาทบทวนดู เพื่อให้เราสามารถใช้ระบบ ECONS ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและยั่งยืนครับ
ใส่ความเห็น